A chi si rivolge

SyLex si rivolge a Studi Legali di dimensioni medio-grandi, e agli Uffici Legali interni di Aziende. Anche piccoli Studi Legali possono naturalmente avvantaggiarsi dell'utilizzo di SyLex.

Cosa fa

SyLex è stato realizzato per soddisfare le esigenze di gestione di uno Studio Legale o di un Ufficio Legale di un'Azienda. Dalla gestione delle pratiche alla gestione delle scadenze, dai testi alle parcelle. Le sue caratteristiche principali sono la completa automazione delle attività ripetitive e la permanenza di ogni informazione riguardante la pratica.

Automazione delle Attività

L'obiettivo principale nella progettazione di SyLex è stata l'automazione delle attività di studio, che trova la sua più alta espressione nelle azioni volte al recupero del credito.

Queste azioni sono notoriamente molto ripetitive, il che rende possibile la loro completa automazione. Questa automazione, che è spinta ai massimi livelli possibili, viene controllata direttamente dall'operatore già all'atto dell'inserimento delle pratiche. In questo momento infatti avviene la generazione delle scadenze della pratica, secondo un Iter predefinito da Voi.

Si tratta in pratica di definire, riempiendo un apposito archivio, una serie di azioni (Iter) che dovranno essere espletate per il raggiungimento di uno scopo (come ad esempio il recupero del credito).

Queste azioni vanno sotto un nome comune, e, all'atto dell'inserimento della pratica, o di un suo aggiornamento, daranno automaticamente luogo ad una serie di scadenze che verranno inserite in archivio.

Ad ogni scadenza si può associare un testo da preparare: in questo modo nel giorno prefissato SyLex preparerà un testo appropriato, con i dati della pratica cui si riferisce la scadenza. Con lo stesso procedimento è possibile preparare "pacchetti" di prestazioni, che vengono associate in blocco alla pratica in elaborazione, con un evidente risparmio di tempo e con la sicurezza di non aver dimenticato nulla.

Permanenza delle Informazioni

Altro obiettivo tenuto presente nella progettazione di SyLex è stata la sicurezza delle informazioni e la loro conservazione nel tempo. Ogni informazione data dall'operatore, in qualsiasi situazione, viene memorizzata e conservata, a disposizione per usi futuri.

SyLex non ammette, nel suo funzionamento, l'utilizzo di dati "volatili": ogni data, ogni nome, ogni informazione, viene memorizzata in un apposito archivio di documenti. Queste informazioni sono disponibili ed integrabili in ogni momento.

Questa particolarità è utile soprattutto nella fase di scritturazione automatica dei testi; infatti se nel testo appare un dato variabile che è già stato utilizzato in un altro testo (sempre per la stessa pratica) chi opera non è costretto a riscrivere l'informazione, perché essa viene ripresa automaticamente -- senza cioè alcun intervento da parte dell'operatore -- ed inserita nel testo. Questo permette di non commettere errori tra un testo e un altro, con discrepanze tra i dati contenuti.

L'archivio dei documenti è consultabile direttamente mentre si sta visionando una pratica, in modo da fornire all'utilizzatore una visione globale dell'andamento della pratica.

Integrazione con la Video-Scrittura

Una caratteristica molto importante di SyLex è la sua completa integrazione con il programma di video-scrittura, in modo da poter portare nei testi predefiniti tutti i dati memorizzati in archivio.

SyLex si integra completamente con il programma di video-scrittura -- un qualsiasi WP in grado di scrivere in formato RTF -- dandoVi diverse possibilità di utilizzo. Ad esempio potrete portare tutti i documenti della pratica direttamente nel testo, numerarli e catalogarli attraverso l'utilizzo di una sola variabile. Non esistono testi preformati, perché possiate utilizzare direttamente i Vostri, nella più ampia libertà e nel massimo rispetto delle Vostre abitudini di lavoro.

Tutti i dati di SyLex possono passare nei testi, che verranno approntati -- nella loro veste di "minuta" -- una volta soltanto, e poi riutilizzati tutte le volte che serviranno.

Diversi aiuti sono disponibili, ad esempio per la preparazione delle note spese, che viene compilata effettuando un conteggio in base al Tariffario Nazionale Forense direttamente al momento della preparazione del testo.

Potrete inoltre, nel caso di diversi avversari, scegliere tra la preparazione di un unico atto con più destinatari, o di tanti atti quanti sono gli avversari.

Facilità di Utilizzo

Una procedura sofisticata come SyLex non può essere progettata senza tener conto di chi poi opera con essa: infatti tutta la procedura è stata impostata con il criterio della massima facilità di utilizzo, con menu dettagliati ed uniformando al massimo le modalità di operare.

SyLex è guidato da una serie di menu, che portano l'operatore ad interagire -- per inserimenti, consultazioni ed aggiornamenti -- con i vari archivi, a chiederne la stampa, e a chiamare il Word Processor e le attività automatiche di scritturazione. Tutto questo con la massima semplicità, che è stato uno dei criteri seguiti in fase di progettazione.

Quando necessario, SyLex pone all'operatore delle domande chiare, oppure lo avverte -- nei casi previsti -- con messaggi semplici e chiaramente identificabili.

Chi opera con SyLex non è obbligato a ricordare codici particolari: infatti tutte le tabelle sono richiamabili a video e consultabili nel momento stesso in cui occorrono, senza dover abbandonare l'archivio che si sta gestendo.

Anche le stampe di SyLex sono progettate in modo tale da lasciare il massimo grado di libertà all'operatore, senza quindi costringerlo a scegliere tra stampe preimpostate, ma garantendogli la più ampia discrezionalità nei criteri di selezione dei dati da stampare.

Acquisizione Dati e Apertura Pratiche

SyLex acquisisce i dati anagrafici dei clienti direttamente da tastiera, oppure da mainframe, per via diretta o tramite dischetto.

Con le stesse modalità acquisisce i documenti (fatture, bolle, ecc.), con la possibilità di integrare nel tempo questi dati.

L'utilizzatore provvederà alla creazione degli archivi di supporto che sono:

• ITER: per la sequenza delle azioni da compiere per ogni pratica;
• TARIFFE: per la descrizione delle azioni da compiere e la loro valorizzazione ai fini della nota spese e della parcella (per gli Studi Legali);
• PROCEDIMENTI: per la classificazione e la gestione delle pratiche;
• TESTI: i testi di base per la scritturazione automatica di atti, lettere, ecc.

L'utilizzatore provvederà quindi alla apertura delle varie pratiche, associando ad esse dati anagrafici e documenti.

Tramite una apposita attività, SyLex genererà tutte le scadenze previste per il procedimento prescelto per la pratica, associando, quando previsto, la richiesta di preparazione di un testo ad ogni scadenza.

vedi lo schema di flusso

Scadenze ed Emissione Testi

Tramite una apposita attività, nel giorno previsto, SyLex provvederà ad emettere il testo predisposto (atto, lettera, ecc.), miscelando opportunamente i dati provenienti da pratiche, dati anagrafici, documenti e tariffe (nota spese).

Eventuali dati mancanti verranno richiesti a video, mentre altri verranno ricavati e/o calcolati direttamente da SyLex.

Il testo così ottenuto viene diretto verso il Word Processor per gli ultimi aggiustamenti (tipicamente estetici) e la successiva stampa.

Personalizzazioni

Tutte le Stampe Statistiche di SyLex sono completamente personalizzabili su Vostra richiesta.

Anche il tracciato di stampa della parcella (per lo Studio Legale) emessa da SyLex è completamente personalizzabile, sempre su Vostra richiesta.

Gestione Pratiche

Consente la gestione di un archivio pratiche, contenente:

• gli estremi identificativi della pratica;
• gli elementi di classificazione, ai fini statistici;
• i dati contabili.

Ad ogni pratica verranno associate le informazioni relative a:

• anagrafiche collegate (Debitore, Agente, Legale incaricato, ecc.); scadenze e/o impegni;
• prestazioni e/o attività svolte;
• documenti contabili;
• documenti vari e/o altre informazioni non altrove classificabili; testi prodotti.Interrogando la pratica, sarà possibile conoscere e visualizzare tutte le informazioni correlate (nel caso dei testi prodotti sarà anche possibile visualizzare il testo).

Ad ogni pratica, così come ad ogni informazione gestita da SyLex (tranne le tabelle), sarà possibile associare un commento a digitazione libera; i commenti associati ad ogni pratica saranno visualizzabili, stampabili e costituiranno campo di ricerca, così come ogni altro campo compreso negli archivi della procedura. Ognuno degli archivi citati precedentemente è liberamente modificabile ed integrabile. Alcuni campi e/o interi archivi possono essere protetti da modifiche; il supervisore (gestore del sistema SyLex) avrà comunque accesso a tutte le informazioni.